Az október 16-i Magyar Közlönyben jelent meg az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer létrehozásáról szóló kormányhatározat. A jogszabály eléggé szűkszavú, egészen biztosan csak annyi látszik belőle, hogy a kormány 1 milliárd forintot különít el egy egységes iratkezelői rendszer létrehozására, ami majd nagyon fogja segíteni az ügyintézést, és 2015. január 1-től már működik is.

A kormányhatározat valamilyen építésről is beszél, amit még 2014. december 10-ig be kell fejezni, kivéve valami felvonót, aminek elég, ha márciusra készen van. A kormányhatározat tehát első és második olvasatra minimum értelmetlen, harmadik olvasatra talán az értelmetlenből homályossá szelídül. De megszereztük a kormányhatározatot tartalmazó teljes előterjesztést, az alapján pedig már világosan látszik, hogy a kormány egy

komoly nagyberuházásra készül, ami nem is tűnik olyan nagy hülyeségnek.

A kérdés így csak annyi, hogy ha nem hülyeség a dolog, akkor minek ez a nagy titkolózás.

A papír országa vagyunk

A beruházás megértéséhez tudni kell, hogy a minisztériumoknak, az állami hivataloknak és a vidéki közigazgatási szerveknek komoly ügyiratkezelői rendszereik vannak, minden papíron beérkezett iratot ebbe a rendszerbe vezetnek be.

Mikor még a Nemzeti, majd Emberi Erőforrások Minisztériumában dolgoztam, akkor ott is így működött.

Ha jön egy levél, az a minisztérium központi postázójában érkeztető számot kap, majd felküldik a címzettnek. Az én munkám esetében ez a címzett többnyire a kultúráért felelős államtitkár volt, így hozzá került az irat. Ő, vagy a titkárságvezetője elolvasta a levelet, majd leszignálta.

Maradjunk az én munkámnál: egy ember, akit nevezzünk itt Aggodalmas Ágostonnak, ír a kultúráért felelős államtitkárnak, hogy Somogy megyei Műemlékfalván van egy műemléki védelem alatt álló ház, ami nagyon rossz állapotba került egy vihar miatt, és Aggodalmas Ágoston most a kultúráért felelős államtitkártól kér pénzt a rekonstrukcióra. Na, ezt a levelet elolvassa az államtitkár, aztán ráírja mondjuk, hogy „Vizsgáljuk meg, van-e rá pénz, keressünk más forrást is”.

Ezzel az utasítással kerül az irat először a kultúrpolitikáért felelős helyettes államtitkárhoz, onnan pedig a műemlékvédelemmel foglalkozó főosztály vezetőjéhez, aki kiválaszt egy ügyintézőt és neki adja az aktát. Ez voltam én. Az ügyintéző ezután aktásítja az iratot, tehát az érkeztetőszámhoz kapcsol egy ügyirati főszámot, ami később az akta száma lesz. Ha az ügy elhúzódik, és keletkezik még egy csomó új irat, akkor is ez marad az akta főszáma, és azon belül lesznek alszámok 1-től a végtelenig.

Ez is érdekes, minisztériumi unalmamban egyszer kiszámoltam, hogy csak az én ügyeim esetében minden bejövő iratra átlagosan 12 belső irat jutott.

Tehát beteszünk a közigazgatásba egy papírt, és a közigazgatás kinyom még átlagosan 12 papírt, amíg azzal az egy papírral foglalkozik. Na, de ott tartottunk, hogy az ügyintéző megcsinálja, amit kértek tőle, leveleket írogat, információt kér innen meg onnan. Ezek a levélváltások már alszámok lesznek az aktában.

Sok esetben, ha e-maileket írtam az ügyben, és azokra e-mailen jött a válasz, azokat is ki kellett nyomtatni, és a jobb áttekinthetőség érdekében alszámként az aktába iktatni. Mikor az ügyintéző végez, megfogalmaz egy válaszlevelet Aggodalmas Ágostonnak mondjuk arról, hogy a kulturáért felelős államtitkárságnak most nincs pénze, de próbáljon meg esetleg kérni a Vidékfejlesztési Minisztériumtól is (tegyük fel, hogy a Aggodalmas úr műemlékében valami tájház működik, amit a VM is támogathat).

A levél mellé az ügyintéző tesz egy másik levéltervezetet is, ezt is a kultúrélet felelős államtitkár nevében írja, de a VM egyik államtitkárának címzi azzal, hogy van itt ez az Aggodalmas Ágoston, aki pénzt kér, de mi nem tudunk adni, adjon neki a VM, ha tud. Ezek a levelek először a helyettes államtitkárhoz mennek, aztán ha neki megfelel, ami bennük van, akkor aláírja az aktát és tovább küldi az államtitkár titkárságvezetőjének. Ha neki is oké, akkor ő is aláírja, és megy az államtitkár kabinetfőnökének. Ha neki is oké, ő is aláírja, aztán megy az államtitkárhoz az akta, aki aláírja (szaknyelven kiadmányozza) a leveleket, és az akta újra a minisztériumi főpostázóba kerül, ahol borítékolják a leveleket, aztán elviszi őket a posta.

A VM-be küldött levél a VM-be érkezve új érkeztetőszámot kap, és ott is lesz egy akta az ügyről. Így megy ez. Ezeket a folyamatokat komplex számítógépes rendszerek követik, az aktákat ugyanis nem elég kézben átadni valakinek, hanem a rendszerben is követni kell az útjukat, az iratkezelőknek fizikailag és elektronikusan is adogatniuk kell az aktákat a szervezeti egységek között. Ennek annyi az értelme, hogy a rendszerből egy egyszerű lekérdezéssel bárki megtudhassa, hogy épp kinél van egy-egy irat.

Ez így nem jó

Jelenleg a 8 magyar minisztériumban 4 különböző iratkezelő rendszer működik, a vidéki háttérintézményekkel együtt pedig összesen 8 különböző iktatórendszert használ a magyar közigazgatás. A 2010-ben több minisztériumból összerántott Nemzeti Erőforrás Minisztériumban még minisztériumon belül sem volt egységes iktatórendszer.

A magyar államnak ez elég komoly veszteségeket okoz, egyrészt rengeteget kell nyomtatni, másrészt a különböző iktatórendszerek működtetéséhez sokkal több ügyiratkezelőre és rendszergazdára van szükség. Ezen kívül az, hogy a minisztériumok is papíron kommunikálnak egymással és a többi állami szervvel, egyszerűen 2014-ben már nem fenntartható. Főleg úgy nem, hogy az Orbán-kormány épp azon dolgozik, hogy államtitkárságokat vagy akár egész minisztériumokat költöztessen vidékre. A Miniszterelnökség Vidékfejlesztési Államtitkársága például már egészen biztosan Kecskeméten kezdi a jövő évet. Ez is szerepel indokként az egységes ügyiratkezelői rendszer mellett a kormányhatározatban.

Nemzeti Gigaszkennelő

A határozat szerint a kormány terve az, hogy az összes papír alapú küldeményt, amit központi vagy vidéki közigazgatási szervnek címeztek, a Magyar Posta Orczy téri székházába futtatnak be. Itt nagy teljesítményű szkennerekkel – a határozat szóhasználatával – elektronizálják ezeket az iratokat, és az eredeti címzettekhez már csak neten jut el a dokumentum.

A fentebb leírt szignálási utat ettől még ugyanúgy végigjárja a fájl is, de papírformátumú akta már nem lesz a minisztériumokban.

A közigazgatási szervek az új rendszerben csak elektronikusan leveleznének egymással, csak azokra a levelekre válaszolnának papíralapon, amik eleve papíralapon érkeztek az Orczy térre. Ezek a válaszok is elektronikusan érkeznek majd a minisztériumokból az Orczy térre, és csak ott nyomtatják majd ki őket a postázás előtt.

A posta Orczy téri telephelye így is hatalmas, de néhány dolgot azért át kell alakítani rajta ahhoz, hogy be tudja fogadni a kormányzati szkennelőközpontot. A kormányelőterjesztés szerint az átépítési tervek már elkészültek, és akár november végére be is fejeződhet az átalakítás, kivéve ugye a felvonó, ami csak később lesz kész.

Az építkezést az elfogadott kormányhatározat szerint az állami tulajdonú KIVING Ingatlangazdálkodó és Beruházásszervező Kft. végzi, a tervezést meg a szintén állami Beruházási, Műszaki Fejlesztési, Sportüzemeltetési és Közbeszerzési Zrt.

Az Orczy téri szkennelőben az előterjesztés szerint 84 dolgozó fog majd éjt nappallá téve szkennelni, ők többnyire nem új alkalmazottak lennének, hanem a minisztériumok feleslegessé vált iratkezelőit küldenék át ide.

A bérük összesen évi 291,2 millió forintból jönne ki. Ezen kívül bruttó 90 milliót költenének a rendszer új szervertermére, 2,5 millióból pedig meglenne a helyi hálózat. A pénz többi része az építkezésre meg a szkennerekre menne, amit pedig nem használnak fel a beruházás során, azt a kormányhatározat szerint vissza kell fizetni a költségvetésbe.

A kormány számításai szerint naponta átlagosan 205 502 irat érkezik az ország közigazgatási szerveihez. Nem ennyi oldal, ennyi darab.

Ezek közül azonban majd 120 ezer a közigazgatási szervek egymás közötti levelezése, amit egy teljesen elektronikus rendszerrel ki lehetne emelni a fizikai postaforgalomból. Ezért az Orczy téri szkennelőállomást napi 80 ezer kimenő és napi 80 ezer érkező dokumentum kezelésére méretezik.

Az új rendszerbe egyelőre nem integrálnák azokat a leveleket, amiket a címzettek saját kezű felbontására szánnak, és azokat az iratokat sem, aminek címzettje saját iratfeldolgozási rendszert működtet (ilyenek például a NAV formanyomtatványai).

A magyar közigazgatáson belüli papír alapú levelezés megszüntetésével évi 150 millió forintot lehet majd spórolni az előterjesztés szerint. Ha lenne internetadó, az súlyosan érintené az ötletet. Mert ami eddig papíron keringett a közigazgatásban, az az új rendszerben brutális mennyiségű adatforgalommá válna, a netadó pedig pont az adatforgalmat sarcolná.

Azt sem tárgyalja az előterjesztés, hogy a Magyar Postának lesz-e és ha igen, mennyi többletköltsége lesz az átállással, és ezért cserébe kap-e valamilyen kompenzációt.

Az Orczy téri kormányzati postázó terveiről megkérdeztük az előterjesztést kidolgozó Belügyminisztériumot is, küldtek is két kásakerülgető választ, az elsőben azt írták, hogy az új ügykezelői rendszer még előkészítés alatt áll, a tényleges helyszínt pedig még nem jelölték ki. Erre visszakérdeztünk, hogy akkor készült-e olyan kormányelőterjesztés, ami szerint 84 dolgozó szkennelne mindent az Orczy téren, erre pedig ezt írták: „A kormányrendelet módosítás előkészítő fázisban van, a szolgáltatást végző szerv és az általa végzett szolgáltatások is megjelölésre kerülnek az adott szabályozásban.”

(Címlapi kép a WikiPédiáról.)